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会议筹备工作十要点
更新时间:2018-01-23 11:06:22   来源:   点击数:次   字号:T|T
     会议的筹备工作表面上看显得纷繁复杂,但实际上还是有章可循的。关于会议的筹备,具体讲要做好以下十项工作,供大家参考学习,共同进步:
    一、确定会议名称
规范的会议名称一般由三部分组成:一是会议范围,二是会议内容,三是会议性质。如“中心卫生工作会议” “2017年度中心党员领导干部民主生活会”等。
    二、初定会议步骤
会议步骤包括会议的议程、程序、日程等。议程是会议议题的先后顺序,是会议程序的基础。程序是对会议各项活动,如领导讲话、会议发言等按照先后顺序做出安排。日程是对会议程序的具体化。会议的步骤是会议有条不紊进行的保证,一旦经过领导批准,切不可随意变动。
    三、草拟会议通知
会议通知一般包括会议的名称、目的和主要内容、会期、地点和食宿地点、与会人员、报到的日期和地点、需要携带的材料和数量及材料的打印规格、个人支付的费用、主办单位、联系人和联系电话等要素。会议通知最好由与会议主题相关的人员起草,这样更有利于通知的顺利起草。报请上级单位批准的会议,报送请示时,要附上会议通知的代拟稿。
    四、会议经费预算(对外大型会议)
会议经费预算开支的项目一般包括与会人员的食宿费、会场的租用费、会标的制作费、会务组和工作人员各项相关费用。如需邀请专家学者讲课、作报告,还要将专家的讲课费、交通费和食宿费等预算在内。
    五、办理会议报批
重要的会议必须报请领导审批。会议的请示要讲清开会的理由、会议的议程、会议的时间及会期、地点、参加会议的人数和人员级别、会议的经费预算和准备情况等。
    六、下发会议通知
会议通知务必经过处室领导审核,主管领导签发。下发会议通知要专人负责,避免遗漏、错发和重发。下发会议通知应注意两点:一是会议通知下发要及时。下发过早,参会人员容易遗忘;下发太迟,难于安排手头的工作,也会降低会议的出席率。二是会议通知发出后要抓反馈。涉及多个部门、内容重要的会议要随会议通知附会议回执,会前1~2天还要再次联系,以确保与会人员能够按时参会。
    七、准备会议材料
会议材料主要有三种:一是会议文件,包括正式文件、文件、讨论稿或征求意见的文件;二是讲话材料,包括领导讲话材料、书面交流材料和会议发言材料;三是会议主持词。准备会议主持词,又叫程序稿。主持词的起草要注意三点:一是要力求文字口语化,要通俗易懂,切忌出现晦涩难懂的古诗词,或过分华丽的辞章。二是要注意会议程序的衔接。讲话要承前启后,简明扼要地总结前面发言人的讲话要点,顺理成章地引出下一个发言人。语言要力求简洁,避免重复。三是主持词的内容要提纲挈领,篇幅不宜太长。
    八、选择布置会场
开会要借助于一定的场所。会场条件的好坏、舒适程度的高低,对与会人员的心理会起到不可忽视的作用,直接影响到会议的效果。因此,要重视会场的选择和布置。
会场的大小要根据参会人数的多少来定,还要根据会议的需要考虑会场的设备,如会场的照明、空调、音响、录音、多媒体等设备。
会场的布置是办会工作的一项重要内容,主要有:一是会标的布置。会标应与会议的名称一致,字数要少而精。二是席位卡的摆放。主席台上摆放席位卡的原则是“左为尊,右为次”。主席台上就座的人数最好为单数,最主要的领导居中,其他席位卡按照先左后右的顺序分别依次摆放。三是主席台的摆放。一般有两种形式:其一,主席台高于台下的座位。适用于人数多、比较重要的会议,如报告会、工作会等,会场显得比较庄重、严肃、正规;其二,主席台与其他座位处于同一平面。适用于人数较少的会议,如座谈会、研讨会等,会场显得较随和,与会人员之间的关系显得平等。四是座位的安排,可以根据会议的气氛和会场的本身条件安排座位。
    九、明确人员分工
会议的会务人员可分三个小组,一是秘书组,负责会议文件、领导讲话稿等材料的起草、整理会议记录、编发会议简报和会议材料的归档等工作;二是材料组,负责会议材料袋的购买、材料的装袋和分发,以及签到等工作;三是接待组,负责与会人员的食宿安排、会场布置以及工作人员的安排,如礼仪、服务和摄影人员等,此外还要做好会议经费的预决算工作。
    十、会前全面检查
会前的全面检查是进一步落实会议准备工作的重要环节。会前检查一般分为三个步骤,一是听取口头汇报;二是到现场实地检查;三是针对可能出现遗漏的问题,进一步采取补救措施。
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